Selecteer een pagina

Management secretaresse

Utrecht
Parttime

Standplaats: Utrecht
Periode: 24 februari 2020 – 31 december 2020
Optie tot verlenging: 
1 jaar
Uren per week:
 18 uur
Solliciteren tot en met: 
dinsdag 11 februari 2020

Axiflex zoekt voor gemeente Utrecht een management secretaresse.

Functieomschrijving

Je houdt je bezig met het agendabeheer van één van de themamanagers en de algehele ondersteuning voor het betreffende thema. Daarnaast ben je achtervang voor collega’s die een andere themamanager/thema ondersteunen. 
Je bereidt het portefeuillehoudersoverleg voor en je houdt je bezig met postbusbeheer (Outlook). De secretaresses werken gezamenlijk in een pool, jij gaat ook hierin meedraaien. Je voert zelfstandig telefonische en administratieve werkzaamheden uit.
Functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende. Het verrichten van inhoudelijke, secretariële, administratieve en/ of organisatorische werkzaamheden ten behoeve van directie en management.

Verricht inhoudelijke, secretariële, administratieve en/ of organisatorische werkzaamheden ten behoeve van directie en management, waaronder:

  • het opstellen en uitwerken van aanvragen, rapportages, plannen en programma’s;
  • het organiseren van bijeenkomsten en activiteiten; 
  • het beheren van de agenda en het maken van afspraken; 
  • het bewaken en beschrijven van procedures, aanlevering en volledigheid van stukken; 
  • het verrichten van correspondentie – en tekstverwerkingswerkzaamheden; 
  • het verzorgen van de organisatie en verslaglegging van vergaderingen; 
  • het verwerken van in- en externe documenten; 
  • het verrichten van dossieranalyse. 
  • Verricht werkzaamheden op het gebied van projectsecretariaat. 
  • Bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van bestuurs- en managementbesluiten. 
  • Levert een inhoudelijke bijdrage aan administratieve producten, waaronder: 
  • het uitvoeren van berekeningen en bewerkingen en het vervaardigen van overzichten; 
  • het beheren en muteren van bestanden, archieven en (documentatie)systemen; 
  • het controleren van en toetsen aan wet- en regelgeving. 

Eisen

  • Je bent beschikbaar op 20 februari tussen 13.00 – 17.00 uur voor een gesprek.
  • Je woont binnen 0 – 30 km van de locatie.
  • Je beschikt over een hbo diploma
  • Je hebt drie jaar werkervaring op het gebied van secretariële werkzaamheden in de afgelopen 7 jaar
  • Je hebt uitstekende ervaring met MS office: outlook, excel, word, powerpoint
  • Je voldoet aan de volgende competenties: Integer, Representatief, goede mondelinge en schriftelijke communicatie, inlevingsvermogen, pro-actief denken en handelen, betrokken, samenwerkingsgericht, servicegericht en dienstverlenend, flexibel, stressbestendig, goede planner en organisatorisch, accuraat.

In het CV moet blijken dat u aan alle eisen voldoet.

Sollicitatieprocedure

De sollicitatieprocedure bestaat uit vier onderdelen: een schriftelijke voorselectie, twee sollicitatiegesprekken, cv- en referentieonderzoek en het arbeidsvoorwaardengesprek. Per onderdeel wordt door Axiflex beoordeeld of je de sollicitatieprocedure mag vervolgen. Er wordt naar meer gekeken dan ervaring en diploma’s. Jouw presentatie tijdens het gesprek en de mate waarin je binnen onze organisatie past, spelen eveneens een belangrijke rol.

Axiflex werkt volgens de NVP-sollicitatiecode en onderschrijft de doelstellingen van het Rotterdams Platform tegen arbeidsdiscriminatie.

Arbeidsvoorwaarden

Vanzelfsprekend zijn goede arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris gewaarborgd bij Axiflex. Daarnaast wordt van beide kanten in elkaar geïnvesteerd: jij geeft jouw kennis, creativiteit en enthousiasme. Wij stellen ons op als betrouwbare partner met wie goede afspraken worden gemaakt over inbreng en ontwikkeling.

Geïnteresseerd?

Neem contact op met onze recruiter door te bellen, live chatten of whatsappen naar: +31 (0)6 25 34 74 25.

 

Contact

6 + 15 =

 

Connect en volg ons