Selecteer een pagina

Directiesecretaresse

Rotterdam
Parttime

Standplaats: Rotterdam
Duur van de opdracht: 
3 maanden
Optie tot verlenging: 
3 x 3 maanden
Uren per week: 24-36
Solliciteren tot en met: donderdag 6 februari 2020
Startdatum: Z.S.M., naar verwachting eind februari 2020

Functieomschijving

Je hebt zowel een adviserende en uitvoerende rol in de ondersteuning van de directeur. De coördinatie van de (digitale) stukkenstroom en regie van de agenda zijn bij jou in goede handen. De omgeving waarin de directeuren opereren is hectisch en wordt ook steeds meer internationaal. Directiesecretaresse is dan wel je functienaam, maar bij ons heb je verschillende rollen.
Wat dit voor jou betekent:
  • Organisator – je organiseert dienstreizen naar het buitenland en weet wat daarvoor nodig is;
  • Duizendpoot – complex agendabeheer, telefoonverkeer, archiefbeheer, aan- en afwezigheidsregistratie, reserveren van vergaderkamers en ontvangst van bezoekers… je bent overal van;
  • Teamspeler – Als er ergens een gat is, vul jij dit moeiteloos op;
  • Verbinder – jij bent de connectie tussen de verschillende netwerken waar de directeur
  • in opereert;
  • Voorbereider – je zorgt voor de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen.
De agenda snel kan veranderen, je minstens 5 dingen tegelijk doet, je bliksemafleider bent, iets wat binnen handbereik ligt je toch maar even aan moet reiken, een ander met de eer gaat strijken en hoe perfect je alles ook regelt, als het mis gaat iedereen naar jou kijkt.
Daarnaast wordt er van je verwacht dat je accuraat, doortastend, stressbestendig en flexibel bent. Je wacht niet af, stapt erop af als het nodig is en observeert scherp.
Wat we van je verlangen (eisen):
Een succesvol afgeronde mbo-opleiding secretarieel of managementassistent
Minimaal 4 jaar relevante ervaring (o.a. complex agendabeheer) in de gevraagde functie, opgedaan in de afgelopen 6 jaar
Minimaal 4 jaar ervaring met werken in een politiek/bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 6 jaar
Kennis van en ervaring met ALfresco (document management systeem)
Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
Wat we van je vragen (wensen):
  • Ervaring binnen het vakgebied van Sport, Onderwijs en Cultuur
  • Ervaring met het werken bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners
Kennis van en ervaring met Planon:
  • Bezoekers aanmelden
  • Vergaderzalen reserveren
  • ICT-middelen reserveren
  • Verzuim- en herstelmeldingen verwerken
  • Applicaties aanvragen voor collega’s
  • Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen
  • Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox
  • Kennis van en ervaring met MyCorsa
  • Kennis van en ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren, crediteurenadministratie, tijdschrijven)
Competenties
  • Resultaatgerichtheid
  • Accuratesse
  • Zelfstandig
  • Proactief
  • Dienstverlenend
  • Doortastend
  • Communicatief vaardig in woord en geschrift
  • Stressbestendig
  • Omgevingsbewustzijn
  • Flexibiliteit
  • Afwijkende werktijden
    In eerste instantie wordt er van de directiesecretaresse verwacht dat deze 36 uur per week werkt. In verloop van tijd zal het aantal uren afnemen i.v.m. de re-integratie van een collega.

Sollicitatieprocedure

De sollicitatieprocedure bestaat uit vier onderdelen: een schriftelijke voorselectie, twee sollicitatiegesprekken, cv- en referentieonderzoek en het arbeidsvoorwaardengesprek. Per onderdeel wordt door Axiflex beoordeeld of je de sollicitatieprocedure mag vervolgen. Er wordt naar meer gekeken dan ervaring en diploma’s. Jouw presentatie tijdens het gesprek en de mate waarin je binnen onze organisatie past, spelen eveneens een belangrijke rol.

Axiflex werkt volgens de NVP-sollicitatiecode en onderschrijft de doelstellingen van het Rotterdams Platform tegen arbeidsdiscriminatie.

Arbeidsvoorwaarden

Vanzelfsprekend zijn goede arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris gewaarborgd bij Axiflex. Daarnaast wordt van beide kanten in elkaar geïnvesteerd: jij geeft jouw kennis, creativiteit en enthousiasme. Wij stellen ons op als betrouwbare partner met wie goede afspraken worden gemaakt over inbreng en ontwikkeling.

Geïnteresseerd?

Neem contact op met onze recruiter door te bellen, live chatten of whatsappen naar: +31 (0)6 25 34 74 25.

 

Contact

3 + 5 =

 

 

Connect en volg ons