Selecteer een pagina

Bestuurssecretaresse/personal assistant GRJR

Rotterdam
Fulltime

Optie tot verlenging: drie keer drie maanden
Uren per week: 36
Solliciteren tot en met: 4 maart 2020

Functieomschrijving

Naast complex agendabeheer en ondersteuning van de secretaris GRJR, heb je enkele bredere taken ter ondersteuning van de uitvoeringsorganisatie en het bestuur van de GRJR:

  • het notuleren van overleggen met wethouders en bestuurders en het bijhouden van actiepunten;
  • organisatie van evenementen en groepsbijeenkomsten, waaronder optreden als gastvrouw, regelen van catering;
  • het ondersteunen van projecten en pilots als achtervang van collega’s;
  • het beheren van de website van de GRJR (plaatsen van content en dergelijke);
  • het beheren van de algemene e-mailadres van de GRJR;
  • het inboeken en uitzetten van inkomende post;
  • het opzetten van het secretariaat GRJR.

Je moet het leuk vinden om te bouwen, te verbeteren en nieuwe dingen te ondernemen. Je opereert in een klein team waarin je nauw samenwerkt en elkaars achtervang bent.

Eisen

  • Je werkt en denkt op hbo-niveau.
  • Je hebt een succesvol afgeronde opleiding secretarieel of managementassistent.
  • Je hebt minimaal tien jaar relevante ervaring (onder andere complex agendabeheer) in vergelijkbare functies ter ondersteuning op bestuurs- of directieniveau.
  • Je hebt minimaal zes jaar ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen acht jaar.
  • Je hebt ervaring met de organisatie van evenementen en groepsbijeenkomsten.
  • Je hebt ervaring met projectondersteuning (waaronder het maken van powerpointpresentaties).
  • Je hebt kennis van AVG.
  • Je hebt ervaring met beheer van websites (waaronder het plaatsen van content).
  • Je hebt ervaring met notuleren van bestuursvergaderingen.
  • Je hebt ervaring met (het opzetten van) relatiebeheer.
  • Je hebt kennis van en ervaring met iBabs of een soortgelijke digitale vergadertool.
  • Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je hebt ervaring in het jeugddomein, onderwijs en/of zorg, bij voorkeur bij aanbieders.
  • Je hebt ervaring binnen een veranderende organisatie
  • Je hebt ervaring met het werken bij een gemeente met meer dan 300.000 inwoners of bij een koepelorganisatie waar sprake is van verschillende belangen.
  • Je hebt kennis van en ervaring met Planon (bezoekers aanmelden, vergaderzalen reserveren, et cetera).

In het CV moet blijken dat je aan alle eisen voldoet.

Competenties

  • rustig en stressbestendig;
  • accuraat en planmatig;
  • zelfstandig en proactief;
  • dienstverlenend;
  • doortastend en duidelijk;
  • omgevingsbewust en sensitief.

Goed om te weten

De GRJR kan verzoeken om Verklaring Omtrent het Gedrag.

Sollicitatieprocedure

De sollicitatieprocedure bestaat uit vier onderdelen: een schriftelijke voorselectie, twee sollicitatiegesprekken, cv- en referentieonderzoek en het arbeidsvoorwaardengesprek. Per onderdeel wordt door Axiflex beoordeeld of je de sollicitatieprocedure mag vervolgen. Er wordt naar meer gekeken dan ervaring en diploma’s. Jouw presentatie tijdens het gesprek en de mate waarin je binnen onze organisatie past, spelen eveneens een belangrijke rol.

Axiflex werkt volgens de NVP-sollicitatiecode en onderschrijft de doelstellingen van het Rotterdams Platform tegen arbeidsdiscriminatie.

Arbeidsvoorwaarden

Vanzelfsprekend zijn goede arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris gewaarborgd bij Axiflex. Daarnaast wordt van beide kanten in elkaar geïnvesteerd: jij geeft jouw kennis, creativiteit en enthousiasme. Wij stellen ons op als betrouwbare partner met wie goede afspraken worden gemaakt over inbreng en ontwikkeling.


Geïnteresseerd?

Neem contact op met onze recruiter door te bellen, live chatten of whatsappen naar: +31 (0)6 25 34 74 25.

Contact

5 + 1 =

 

Connect en volg ons